籌劃「其它學習經歷」的經驗分享
於大學裡統籌「其它學習經歷」一科,已是第六年。過程當中,除了第一年,因同事之間默契不足,繼而導致某些小枝節外,之後幾年的工作,大抵順利。特別是17-18年度,為這科準備的35次活動中,包括:嘉賓講座、論壇、參觀、訪問、導賞及工作坊等,僅有兩次邀請,被嘉賓拒絕,其餘的,都能圓滿完成。誰料,今年正欲複製去年成功經驗之際,竟接連遇上意外,幾乎老貓燒鬚,給修讀這科的學生造成不便。而由於這涉及一些統籌者的心態與技巧實務,故與大家分享如下。
邀約嘉賓,千萬不要有理所當然的預設。今年安排活動的驚險鏡頭之一,是有至少兩位,於過去幾年都有來幫手的講座嘉賓,均沒有應約。一個去了旅行未返。另一個,則邀請撞正他已定好的工作時間。故最後,祇能由筆者找其他人頂替。
參觀大機構,一定要預充份時間給對方考慮及回覆。像今年的「走訪傳媒」,由六月中至九月底,筆者如往年般,向了五間傳媒發出欲往參觀的訊息,甚至連友情牌也打了,以為至少會有兩間應承。但結果卻是全軍盡墨,連續幾間的回覆,都是「內部裝修,謝絕拜訪」。
一定要有後備資源。部分社會服務機構及民間組織,往年願意不收分文來分享。但今年當中兩間的負責人,說由於涉及成本,都不約而同地提出要酬勞。儘管不是獅子大開口,但也足夠令筆者要動動腦筋去回應。
要準確計算運輸成本。跟第3點一樣,不在預期的運輸成本,今年也出現在校巴的使用上。往年憑邀請信可乘搭校巴的嘉賓,今年再來的話,雖仍然可乘坐校巴往返校園。但大學財務部卻清晰向各部門主管及系主任發電郵,說明「非校內人士」乘搭校巴的真實成本,要向相關部門或學系收回。
應及早摸清伙伴組織的新人事、新風格。禍不單行,還不止上述那些。一些曾經合作無間的伙伴機構,竟然都換了新人來接手。失掉默契是正常,但連之前兩個組織之間的很多共識,也要推倒重來,當中的痛苦可以想像。
以上五點,均是今年籌劃活動的真切體驗,願處境相似的人,都能從中得到提示。共勉之!( 原載於 2018年11月30日《信報》〈教研天地〉)
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