籌劃「其它學習經歷」的經驗分享
於大學裡統籌「其它學習經歷」一科，已是第六年。過程當中，除了第一年，因同事之間默契不足，繼而導致某些小枝節外，之後幾年的工作，大抵順利。特別是17-18年度，為這科準備的35次活動中，包括：嘉賓講座、論壇、參觀、訪問、導賞及工作坊等，僅有兩次邀請，被嘉賓拒絕，其餘的，都能圓滿完成。誰料，今年正欲複製去年成功經驗之際，竟接連遇上意外，幾乎老貓燒鬚，給修讀這科的學生造成不便。而由於這涉及一些統籌者的心態與技巧實務，故與大家分享如下。
邀約嘉賓，千萬不要有理所當然的預設。今年安排活動的驚險鏡頭之一，是有至少兩位，於過去幾年都有來幫手的講座嘉賓，均沒有應約。一個去了旅行未返。另一個，則邀請撞正他已定好的工作時間。故最後，祇能由筆者找其他人頂替。
參觀大機構，一定要預充份時間給對方考慮及回覆。像今年的「走訪傳媒」，由六月中至九月底，筆者如往年般，向了五間傳媒發出欲往參觀的訊息，甚至連友情牌也打了，以為至少會有兩間應承。但結果卻是全軍盡墨，連續幾間的回覆，都是「內部裝修，謝絕拜訪」。
一定要有後備資源。部分社會服務機構及民間組織，往年願意不收分文來分享。但今年當中兩間的負責人，說由於涉及成本，都不約而同地提出要酬勞。儘管不是獅子大開口，但也足夠令筆者要動動腦筋去回應。
要準確計算運輸成本。跟第3點一樣，不在預期的運輸成本，今年也出現在校巴的使用上。往年憑邀請信可乘搭校巴的嘉賓，今年再來的話，雖仍然可乘坐校巴往返校園。但大學財務部卻清晰向各部門主管及系主任發電郵，說明「非校內人士」乘搭校巴的真實成本，要向相關部門或學系收回。
應及早摸清伙伴組織的新人事、新風格。禍不單行，還不止上述那些。一些曾經合作無間的伙伴機構，竟然都換了新人來接手。失掉默契是正常，但連之前兩個組織之間的很多共識，也要推倒重來，當中的痛苦可以想像。
以上五點，均是今年籌劃活動的真切體驗，願處境相似的人，都能從中得到提示。共勉之！(
